Zgodnie z art. 98 KPC w postępowaniu cywilnym panuje zasada, że strona przegrywająca sprawę jest obowiązana do zwrotu przeciwnikowi kosztów procesu. Na koszty procesu składają się przede wszystkim:
- opłaty sądowe (od wniesienia pozwu, apelacji, innych pism podlegających opłacie);
- wynagrodzenia biegłych powołanych w sprawie;
- wynagrodzenia profesjonalnego pełnomocnika przeciwnika lub zwrot niezbędnych kosztów procesu prowadzonego przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika niebędącego radcą prawnym czy adwokatem;
- opłaty sądowe
Wysokość opłaty w konkretnej sprawie zazwyczaj zależy od wartości przedmiotu sporu (sumy dochodzonych kwoty). W sprawach o zapłatę, gdy przedmiot sporu wynosi ponad 20 000 zł opłata wynosi 5 % sumy roszczeń. W sprawach dotyczących kwot poniżej 20 000 zł opłata jest zgodna z widełkami określonymi w art. 13 ustawy o kosztach w sprawach cywilnych. W przypadku, gdy stroną przegrywającą jest powód, opłata wniesiona wraz z pozwem czy apelacją – przepada. Jeżeli niekorzystny dla powoda wyrok zapadł wskutek uwzględnienia apelacji pozwanego, wówczas powód będzie zobowiązany również zwrócić pozwanemu opłatę od wniesionej przez niego apelacji.
- wynagrodzenie biegłych
W danej sprawie o zapłatę może być konieczne powołanie biegłych specjalistów – np. na okoliczność wyceny poniesionej szkody, jakości wykonanych prac czy dostarczonych towarów, prawidłowości funkcjonowania dostarczonego oprogramowania itp. Wysokość wynagrodzenia biegłych zależy od wielu czynników – stopnia skomplikowania sprawy, ilości powołanych biegłych, ich wykształcenia i stopnia naukowego (np. wynagrodzenie biegłych posiadających stopień profesora jest wyższe od wynagrodzenia biegłych będących doktorami) ilości materiału dowodowego.
- zwrot kosztów pełnomocnika
Jeżeli strona wygrywająca sprawę jest reprezentowana przez adwokata lub radcę prawnego, wówczas może domagać się zwrotu jego wynagrodzenia. Wynagrodzenie to jest zależne od wartości przedmiotu sporu i może wynosić do sześciokrotności stawki minimalnej określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie.
Jeżeli przedsiębiorca występuje w sądzie sam lub jest reprezentowany przez swojego pracownika, wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu do sądu i równowartość utraconego zarobku wskutek stawiennictwa w sądzie. Suma tych kosztów nie może jednak przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata.