Kto ponosi koszty napraw i korzystania z komputera udostępnionego do telepracy?

Koszty napraw i korzystania z komputera (np. ubezpieczenia sprzętu, jego instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji, a także zapewnienia telepracownikowi szkolenia i pomocy) ponosi pracodawca. Pracodawca może jednak zawrzeć z pracownikiem porozumienie, w którym pracownik zwolni go z ponoszenia tego rodzaju kosztów.

Problem dotyczy w zasadzie głównie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku personelu współpracującego w oparciu o umowy cywilnoprawne te relacje można ułożyć zgodnie z zasadą swobody umów i nie jest konieczne dostosowanie się do reżimu przepisów prawa pracy. Nakazy wynikające z prawa pracy mają natomiast to do siebie, że często nie można ich modyfikować porozumieniem z pracownikiem, a pracodawca musi stosować się do nich bądź to wprost, bądź to z korzyścią dla pracownika. Tak też jest w przypadku telepracy.

Oczywiście istnieją sytuacje pośrednie, kiedy zdalne świadczenie pracy „wymyka” się spod definicji telepracy. W takim przypadku przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy, nie stosuje się lub stosuje się jedynie pomocniczo. Niekiedy jednak charakter współpracy wskazuje na to, że po prostu mamy do czynienia z telepracą. Nie uciekniemy wtedy od stosowania przepisów, które wyraźnie opisują tę formę zatrudniania pracowników. W przypadku pracowników zatrudnionych w IT, praca wykonywana poza zakładem pracy, często będzie telepracą, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a to implikuje dla pracodawcy określone obowiązki.

Jednym z tych obowiązków jest wymóg dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, ubezpieczenia sprzętu, pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, zapewnienia telepracownikowi pomocy technicznej oraz niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. Koszty te ponosi, co do zasady, pracodawca. Ustawodawca na szczęście jednak wprost dopuścił możliwość, aby pracodawca i telepracownik uregulowali te sprawy odmiennie.

Telepracownik może między innymi w porozumieniu z pracodawcą zwolnić go z obowiązku pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, w tym komputera dostarczonego przez pracodawcę. Chodzi w szczególności o koszty konfiguracji, podłączenia do usług i mediów, podłączenia do sieci Internet, certyfikacji bezpiecznego połączenia, dostarczenia niezbędnych licencji, korzystania z łącza internetowego.

Pracodawca, zatrudniając telepracownika, albo zmieniając pracownikowi formę zatrudnienia na telepracę, powinien więc pamiętać o zawarciu porozumienia, którym bądź to całkowicie wyłączy obowiązek pokrywania kosztów eksploatacji i serwisu dostarczonego przez siebie komputera, bądź to ureguluje dokładnie jakie koszty będą ponoszone w tym zakresie przez pracodawcę. Pamiętając oczywiście również o przepisach podatkowo-składkowych, na przykład o wymogach zwolnienia z podatku przychodów telepracownika w związku ze zwrotem tych kosztów telepracownikowi. W innym przypadku wszelkie koszty, które dają się zakwalifikować, jako koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, będą obciążać pracodawcę, zgodnie z zasadą ryzyka pracodawcy.

Należy również pamiętać, że czym innym są koszty korzystania z komputera dostarczonego przez pracodawcę, a czym innym ekwiwalent pieniężny za korzystanie do celów wykonywania telepracy z prywatnego komputera telepracownika. W tym drugim przypadku z obowiązku wypłaty ekwiwalentu nie można się zwolnić, natomiast zapłata ekwiwalentu wyłącza obowiązek pracodawcy pokrywania (dodatkowo) kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu.

Podstawa prawna: art. 675 § 1, art. 6711 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

Photo by Carlos Muza on Unsplash.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.