Jak uregulować korzystanie przez kontraktorów lub freelancerów z biura firmy?

Można w umowie o świadczenie usług z samozatrudnionym przewidzieć dostęp do przestrzeni biurowej, narzędzi, czy świadczeń firmy. Należy jednak zastrzec w umowie, że wybór, czy kontraktor / freelancer z nich skorzysta, należy wyłącznie do niego, ma co do tego swobodę, ewentualnie ten wybór jest podyktowany charakterem świadczonych usług.

Udostępnienie samozatrudnionym do korzystania przestrzeni biurowej nie jest wbrew pozorom sprawą prostą. Mamy bowiem do czynienia z samodzielnym przedsiębiorcą, a nie pracownikiem. Pracownik, w przeciwieństwie do samozatrudnionego, może oczekiwać od pracodawcy zorganizowania mu środowiska pracy. Jeśli samozatrudniony pracuje z naszego biura, to otrzymuje korzyść, której przyznanie firma musi uzasadnić i umieścić w ramach prawnych. Tą korzyścią jest nie tylko udostępnienie przestrzeni biurowej, ale też często obsługa korespondencji, pomoc przy księgowości, dostęp do sprzętu biurowego, dostęp do łącza internetowego, nierzadko też do sprzętu komputerowego, czy drobnych benefitów w postaci kawy, herbaty, owoców, przekąsek. Takie dodatki mogą powodować wątpliwości, czy mamy do czynienia z samozatrudnionym, czy też jest to już nasz pracownik, objęty ochroną przepisów prawa pracy. Dlatego ewentualne świadczenia dodatkowe trzeba przewidzieć w umowie cywilnoprawnej (z firmą lub podmiotem trzecim), tak aby u nikogo nie budziło wątpliwości, jaki jest charakter współpracy stron.

Cechą stosunku pracy jest to, że pracodawca zatrudnia pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się płacić pracownikowi wynagrodzenie. Udostępnienie przestrzeni biurowej nie może więc skutkować zarzutami, że przedsiębiorca faktycznie poleca i narzuca pracę samozatrudnionemu w swoich biurach, w czasie przez siebie wyznaczonym. Na przykład Software House poleca pracę programiście w swoich biurach, w określonych godzinach. Jeśli zależy nam stworzeniu równorzędnej relacji dwóch przedsiębiorców, takich wątpliwości powinniśmy unikać.

Jakie więc rozwiązania stosować, jeśli mimo wszystko istnieje potrzeba zapewnienia kontraktorom lub freelancerom przestrzeni biurowej? Jest kilka sposobów:

  1. po pierwsze, można w umowie o świadczenie usług z samozatrudnionym przewidzieć dostęp do przestrzeni biurowej, narzędzi, czy świadczeń firmy. Należy jednak zastrzec w umowie, że wybór, czy kontraktor / freelancer z nich skorzysta, należy wyłącznie do niego, ma co do tego swobodę, ewentualnie ten wybór jest podyktowany charakterem świadczonych usług. Kontraktor powinien móc korzystać z przestrzeni w dowolnym ustalonym przedziale godzin, który nie jest zależny od potrzeb firmy, ani wymogów dostępności współpracownika, ale raczej wynika z przyczyn zewnętrznych, na przykład z zakresu godzin w jakich dany obiekt jest otwarty. Chodzi o to, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której relacja przedsiębiorca-przedsiębiorca wygląda faktycznie na wykonywanie pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym;
  2. po drugie, można w umowie o świadczenie usług z samozatrudnionym dostęp do przestrzeni biurowej i pozostałych świadczeń przewidzieć, jako opcję z której współpracownik może skorzystać, ale nie musi. Wybór takiej opcji spowoduje albo konieczność płatności za taki pakiet przez samozatrudnionego, albo odpowiednie obniżenie jego wynagrodzenia o wartość zakupionego pakietu;
  3. po trzecie, samozatrudniony może w  uzgodnieniu z firmą zawrzeć z podmiotem trzecim (biurem coworkingowym) umowę coworkingu. W ramach umowy coworkingu kontraktor / freelancer otrzyma dostęp do przestrzenie biurowej, która będzie spełniała i wymogi przedsiębiorcy zlecającego samozatrudnionemu świadczenie usług i będzie odpowiednia dla samozatrudnionego;
  4. po czwarte, taką umowę z biurem coworkingowym może zawrzeć sam przedsiębiorca, który zleca samozatrudnionemu świadczenie usług. W takim przypadku rozliczenie dodatkowego benefitu, w postaci udostepnienia biura zewnętrznego podmiotu, nastąpi pomiędzy firmą, a kontraktorem / freelancerem, a biuru coworkingowemu zapłaci przedsiębiorca, jak za usługę zapewnienia przestrzeni biurowej dla swojego personelu.

Zapewnienie przestrzeni biurowej, dostarczenie narzędzi, czy zapewnienie innych świadczeń, np. fakultatywnych pakietów zdrowotnych, czy sportowych może być realizowane w oparciu o różne podstawy. Inaczej mówiąc można stosować każde z wymienionych rozwiązań i łączyć je, w zależności od potrzeb firmy i w uzgodnieniu ze współpracownikiem. Na przykład usługi dodatkowe może świadczyć i biuro coworkingowe, i bezpośredni dostawca i sama firma, jako pośrednik. Również płatności za te usługi mogą być rozliczane, albo bezpośrednio na linii dostawca – kontraktor /freelancer, albo jako płatność dla biura coworkingowego, czy też płatności dla samej firmy (Software House’u) . Trzeba jednak zasygnalizować, że każde z w/w rozwiązań wymaga przemyślenia nie tylko ze względu na konieczność odróżnienia od stosunku pracy, ale również na płaszczyźnie podatkowej. W zależności od przyjętych rozwiązań skutki mogą być różne i dla firmy i dla samozatrudnionego. Na przykład znaczenie ma, czy narzędzia udostępnione współpracownikowi, również przestrzeń biurowa, mają na celu realizację przedmiotu umowy, czy też służą lub mogą być użyte do celów prywatnych. W tym drugim przypadku po stronie samozatrudnionego wystąpi przychód w podatku dochodowym.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.