Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać?

Umowa NDA dla należytego zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy powinna zawierać szereg kluczowych elementów.

W codziennych stosunkach między przedsiębiorcami, procesie ofertowania, pracy nad projektem u klienta etc., strony tego rodzaju relacji mają częstokroć dostęp do informacji o poufnym charakterze. Ustawodawca w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji bierze pod uwagę znaczenie tajemnicy przedsiębiorstwa wskazując, że czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Ta sama ustawa reguluje również samo pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa wskazując:

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Mimo tych regulacji przedsiębiorcy powinni samodzielnie dbać o ochronę swoich tajemnic. Jednym z najlepszych środków do tego są popularne umowy NDA (ang. Non-Disclosure Agreement) czyli umowy o zachowaniu poufności. Co powinny zawierać?

  1. Określenie tego, co w istocie traktujemy jako informację poufną. Można posłużyć się pojęciem zbliżonym do tego z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, lub zastosować własną definicje uwzględniającą np. kontekst określonego projektu. Wskazywanie, iż „wszystko” jest informacją poufną w istocie nie jest pożądaną praktyką gdyż rozmywa ochronę tego, co chcemy rzeczywiście chronić – warto w tym miejscu posłużyć jednak bardziej precyzyjnymi określeniami,
  2. Wskazanie wyjątków: można np. zastrzec że określone informacje nie będą miały charakteru poufnego np. dlatego, że są już dostępne w przestrzeni publicznej, albo gdy ich ujawnienia wymaga prawo,
  3. Co jest zabronione? Czy np. każde zwielokrotnienie jakiejś informacji poufnej jest naruszeniem? W jakiej formie? Czy informacje powinny być oznaczone jako poufne? Co stanowi w istocie naruszenie poufności? Te kluczowe kwestie również wymagają doprecyzowania,
  4. Określenie standardów ochrony poufności u podmiotu, który będzie danymi dysponował,
  5. Czas trwania zakazu – im informacje mają większe znaczenie dla przedsiębiorstwa, tym zakaz powinien być dłuższy. Powinien być to czas określony. Należy tu jednak zachować rozsądek, rzadko ochrona danych osobowych uzasadniałaby traktowanie ich jako poufnych np. przez 50 lat.
  6. Kara umowna – czyli sankcja za naruszenie obowiązku poufności. Jest to kluczowy element „odstraszający”. Należy jednak również zachować tu umiar, by nie zastrzec kary skrajnie wysokiej, która mogłaby być miarkowana przez sąd w toku ewentualnego sporu.
  7. Zniszczenie/zwrot informacji – warto sprecyzować w NDA, czy i jakie obowiązki strony mają podjąć po upływie okresu ochronnego np. zniszczyć posiadane informacje lub je zwrócić.

Podsumowując, dobra umowa NDA stanowi podstawę dla prowadzenia biznesu opartego na wiedzy i informacji. Jej sporządzenie nie jest zadaniem prostym, ale pozwala należycie zabezpieczyć informacje, które przedsiębiorstwo chce chronić.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.