Czy podpisanie dokumentu w aplikacji do obsługi podpisów elektronicznych zastępuje podpis własnoręczny?

Zgodnie z prawem, podpis własnoręczny można zastąpić elektronicznym, ponieważ forma elektroniczna jest równorzędna z formą pisemną. Warunkiem jest zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wyłącznie w przypadku, gdy taki dokument opatrzony będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Przy zachowaniu obu powyższych przesłanek mamy bowiem do czynienia z tzw. formą elektroniczną czynności prawnej, a zgodnie z art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (czyli z własnoręcznie złożonym podpisem pod dokumentem).

W związku z powyższym, jeżeli zależy Państwu na zachowaniu formy pisemnej (ze względu na wymóg ustawowy bądź wcześniejsze ustalenia stron co do formy czynności prawnej) korzystając z aplikacji do obsługi podpisów elektronicznych upewnijcie się, że obie strony składające dane oświadczenie posługują się podpisem elektronicznym, poświadczonym przez kwalifikowany certyfikat. W Polsce kwalifikowane urzędy certyfikacji są umieszczane przez Ministra Cyfryzacji w rejestrze dostawców usług zaufania, prowadzonym przez Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert). Rejestr dostępny jest na stronie www.nccert.pl – pod tym adresem można sprawdzić, czy przypisany do danego podpisu certyfikat rzeczywiście został wydany przez podmiot uprawniony do wydawania certyfikatów kwalifikowanych.

Zwracamy też uwagę, że wprawdzie podpis elektroniczny niemający szczególnych cech kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie może być uznany za ekwiwalent formy pisemnej, jednak nie jest on pozbawiony doniosłości prawnej, a w tym i dowodowej. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego (z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych) wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Umowa zawarta za pośrednictwem aplikacji przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego nieposiadającego kwalifikowanego certyfikatu będzie więc ważna, o ile wymóg zachowania innej formy pod rygorem nieważności nie wynika z ustawy bądź wcześniejszych ustaleń stron. Mowa wówczas o tzw. formie dokumentowej, dla zachowania której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zachowanie formy dokumentowej będzie więc wystarczające do zawarcia np. umowy o zachowaniu poufności, zamówienia zakupu,  umowy sprzedaży, umowy dystrybucji czy umowy serwisowej. Wymóg formy pisemnej (lub dalej idącej, „mocniejszej” formy prawnej) może wynikać z umieszczenia w umowach konkretnych klauzul, które z mocy prawa powinny być zawarte w określonej formie (przykładowo umowa o udzielenie licencji wyłącznej czy przeniesienie majątkowych prawa autorskich wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc zawarcie takich umów elektronicznie wymagałoby posłużenia się podpisem kwalifikowanym, gdyż forma dokumentowa nie będzie wystarczająca).

Podsumowując, w sytuacji, gdy podpis elektroniczny opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, przyjmuje postać kwalifikowanego podpisu elektronicznego, z którym przepisy Kodeksu cywilnego łączą doniosłe skutki prawne. Zgodnie z art. 781 § 1 KC posłużenie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest warunkiem koniecznym do zachowania formy elektronicznej. Z kolei oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Podstawa prawna:

  • art. 60 oraz 781 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj. z dnia 16 maja 2019 r.; Dz.U. z 2019 r. poz. 1145)
  • ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 r. (tj. z dnia 7 grudnia 2018 r.; Dz.U. z 2019 r. poz. 162)

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.